Si un fournisseur n’est pas dans le système, il existe plusieurs options. Vous le faites enregistrer selon le processus de votre entreprise, vous commandez chez un fournisseur déjà enregistré, ou vous payez par carte là où vos règles le permettent. Via Vemente, votre entreprise enregistre seulement Vemente, une seule fois, et Vemente achète auprès du nouveau fournisseur.
Pourquoi un nouveau fournisseur est vérifié
Chaque entreprise décide elle-même si un fournisseur doit être enregistré avant la commande. Dans beaucoup d’entreprises, la vérification des nouveaux fournisseurs fait partie du système de contrôle interne. Lors d’un contrôle ordinaire, l’organe de révision vérifie qu’un tel système existe.
« L’organe de révision vérifie: […] s’il existe un système de contrôle interne »C’est votre entreprise qui décide si un achat via Vemente respecte ses règles. C’est alors Vemente qui est enregistrée comme fournisseur.
Vos options quand le fournisseur manque
| Faire enregistrer le fournisseur | Vous déposez la demande selon le processus de votre entreprise. Le service des achats ou la comptabilité des créanciers vérifie les informations et enregistre le fournisseur. Ensuite, vous y commandez comme chez n’importe quel autre fournisseur, plus tard aussi. |
|---|---|
| Commander chez un fournisseur déjà enregistré | Si un fournisseur déjà dans le système propose le même article ou un article équivalent, la saisie n’est pas nécessaire. |
| Payer avec la carte d’entreprise | Là où il existe une carte d’entreprise et où l’achat reste dans ses limites. Chaque entreprise fixe elle-même les limites et les règles sur les justificatifs. |
| Payer avec votre propre carte et passer la dépense en note de frais | Là où votre règlement des frais le permet. Jusqu’au remboursement, la personne supporte elle-même le montant. |
| Commander via Vemente | Votre entreprise enregistre Vemente une seule fois comme fournisseur. Vemente vérifie et paie le nouveau fournisseur. C’est rapide. |
Commander sans enregistrer le fournisseur
Vemente achète auprès du fournisseur en son propre nom et revend la marchandise à votre entreprise. Vous recevez la facture de Vemente, établie au nom de votre entreprise.
Nous vérifions le nouveau fournisseur dans le registre du commerce, dans les listes de sanctions, au regard du contrôle des exportations et dans la presse négative. Ensuite, nous le payons.
Vous recevez une offre par e-mail. La commande est passée lorsque vous avez accepté l’offre et que la commande est approuvée. L’approbation se fait automatiquement, par l’approbation IA de Vemente ou par vos équipes, selon ce que fixe votre entreprise. Les frais s’élèvent à 2,8 % de la valeur de la commande, au minimum CHF 19, ou EUR 19 dans les pays de la zone euro.
Si un article est erroné, endommagé ou manquant, nous réglons la question avec le fournisseur.
Questions sur le nouveau fournisseur
Quand vaut-il la peine d’enregistrer le fournisseur vous-même ?
Quand votre entreprise y commandera à nouveau. Le fournisseur est alors dans le système pour toutes les commandes suivantes.
Le fournisseur doit-il être enregistré chez nous si nous commandons via Vemente ?
Non. C’est Vemente qui est enregistrée, une seule fois. Vos fournisseurs existants restent dans votre propre processus.
Information générale, pas un conseil juridique.
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