Chaque entreprise décide elle-même si vous pouvez payer pour elle avec votre propre carte, le plus souvent dans le règlement des frais. En Suisse, l’entreprise doit rembourser les frais nécessaires, en même temps que le salaire, sauf si un délai plus court a été convenu. Via Vemente, personne ne paie avec sa propre carte, et l’achat ne passe pas par une note de frais.
Ce que dit la loi sur les frais et les justificatifs
Celui qui avance de l’argent pour l’entreprise est remboursé. Le Code des obligations prévoit que l’entreprise rembourse les frais nécessaires, et quand. Pour la comptabilité, chaque écriture a besoin d’un justificatif.
« L’employeur rembourse au travailleur tous les frais imposés par l’exécution du travail […]. »« Le remboursement des frais a lieu en même temps que le paiement du salaire sur la base du décompte établi par le travailleur, à moins qu’un délai plus court ne soit convenu ou usuel. »« On entend par pièce comptable tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement. »C’est votre entreprise qui décide si un achat via Vemente respecte ses règles.
Vos options au lieu de la carte personnelle
| Payer avec votre propre carte et passer la dépense en note de frais | Là où votre règlement des frais le permet. Vous payez d’abord vous-même, puis remettez le justificatif et le décompte. Votre entreprise fixe quels justificatifs sont nécessaires et qui approuve. Jusqu’au remboursement, vous supportez vous-même le montant. |
|---|---|
| Payer avec la carte d’entreprise | Là où il existe une carte d’entreprise. Votre entreprise fixe qui la détient, pour quoi elle vaut et jusqu’à quel montant. Le décompte comprend le justificatif de la commande. |
| Commander sur facture par le service des achats | Le fournisseur est enregistré dans votre système s’il ne l’est pas encore. Ensuite, le service des achats ou vous-même commandez selon le processus de votre entreprise, et la facture va à la comptabilité des créanciers. |
| Acheter chez un fournisseur déjà enregistré | Si un revendeur enregistré chez vous propose aussi l’article, votre processus habituel s’applique. Le prix et le délai de livraison peuvent différer. |
| Commander via Vemente | Votre entreprise enregistre Vemente une seule fois comme fournisseur. Vemente vérifie et paie la boutique. C’est rapide. |
Commander sans carte personnelle et sans note de frais
Vemente achète auprès de la boutique en son propre nom et revend la marchandise à votre entreprise. Vous recevez la facture de Vemente, établie au nom de votre entreprise. Personne ne paie avec sa propre carte, et cet achat ne passe pas par une note de frais.
Nous vérifions la boutique dans le registre du commerce, dans les listes de sanctions, au regard du contrôle des exportations et dans la presse négative. Ensuite, nous la payons, y compris dans sa devise.
Vous recevez une offre par e-mail. La commande est passée lorsque vous avez accepté l’offre et que la commande est approuvée. L’approbation se fait automatiquement, par l’approbation IA de Vemente ou par vos équipes, selon ce que fixe votre entreprise. Les frais s’élèvent à 2,8 % de la valeur de la commande, au minimum CHF 19, ou EUR 19 dans les pays de la zone euro.
Si un article est erroné, endommagé ou manquant, nous réglons la question avec le fournisseur.
Questions sur la carte personnelle
Puis-je payer pour l’entreprise avec ma propre carte ?
Chaque entreprise le décide elle-même. Ce qui compte, c’est le règlement des frais de votre entreprise ou la réponse de votre service financier.
Quand ne pas commander via Vemente ?
Quand le fournisseur est déjà enregistré chez vous ou quand l’article figure dans votre catalogue. Votre propre processus s’applique alors.
Information générale, pas un conseil juridique.
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