Ob Sie für die Firma mit der eigenen Karte bezahlen dürfen, regelt jede Firma selbst, meist im Spesenreglement. Notwendige Auslagen muss die Firma in der Schweiz ersetzen, zusammen mit dem Lohn, wenn nichts Kürzeres vereinbart ist. Über Vemente bezahlt niemand mit der eigenen Karte, und für den Einkauf gibt es keine Spesenabrechnung.
Was das Gesetz zu Auslagen und Belegen sagt
Wer für die Firma etwas auslegt, erhält es zurück. Das Obligationenrecht regelt, dass die Firma notwendige Auslagen ersetzt und wann. Für die Buchhaltung braucht jede Buchung einen Beleg.
«Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen […].»«Auf Grund der Abrechnung des Arbeitnehmers ist der Auslagenersatz jeweils zusammen mit dem Lohn auszurichten, sofern nicht eine kürzere Frist verabredet oder üblich ist.»«Als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können.»Ob ein Kauf über Vemente zu Ihren Regeln passt, entscheidet Ihre Firma.
Ihre Wege statt der privaten Karte
| Mit der eigenen Karte zahlen und als Spesen abrechnen | Wo Ihre Spesenregeln das erlauben. Sie bezahlen zuerst selbst und reichen danach Beleg und Abrechnung ein. Welche Belege nötig sind und wer freigibt, regelt Ihre Firma. Bis zur Rückerstattung tragen Sie den Betrag selbst. |
|---|---|
| Mit der Firmenkarte bezahlen | Wo es eine Firmenkarte gibt. Wer sie hält, wofür sie gilt und bis zu welchem Betrag, regelt Ihre Firma. Zur Abrechnung gehört der Beleg der Bestellung. |
| Über den Einkauf auf Rechnung bestellen | Der Lieferant wird in Ihrem System angelegt, falls er es noch nicht ist. Danach bestellt der Einkauf oder Sie selbst nach dem Ablauf Ihrer Firma, und die Rechnung geht an die Kreditorenbuchhaltung. |
| Bei einem Lieferanten kaufen, der schon angelegt ist | Führt ein Händler, der bei Ihnen angelegt ist, den Artikel auch, gilt Ihr gewohnter Ablauf. Preis und Lieferzeit können sich unterscheiden. |
| Über Vemente bestellen | Ihre Firma legt Vemente einmal als Lieferanten an. Vemente prüft und bezahlt den Shop. Das geht schnell. |
Bestellen ohne eigene Karte und ohne Spesenabrechnung
Vemente kauft beim Shop in eigenem Namen und verkauft die Ware an Ihre Firma weiter. Sie erhalten die Rechnung von Vemente, auf Ihre Firma ausgestellt. Niemand bezahlt mit der eigenen Karte, und für diesen Einkauf gibt es keine Spesenabrechnung.
Wir prüfen den Shop im Handelsregister, auf Sanktionslisten, auf Exportkontrolle und auf Negativschlagzeilen. Dann bezahlen wir ihn, auch in seiner Währung.
Sie erhalten ein Angebot per E-Mail. Bestellt wird, wenn Sie es angenommen haben und die Bestellung freigegeben ist. Freigegeben wird automatisch, durch die KI-Freigabe von Vemente oder durch Ihre Leute, je nachdem, was Ihre Firma festlegt. Die Gebühr beträgt 2,8 % des Bestellwerts, mindestens CHF 19, in Euro-Ländern EUR 19.
Ist etwas falsch, beschädigt oder fehlt es, kümmern wir uns darum mit dem Lieferanten.
Fragen zur privaten Karte
Darf ich für die Firma mit meiner eigenen Karte bezahlen?
Das regelt jede Firma selbst. Massgeblich ist das Spesenreglement Ihrer Firma oder die Auskunft Ihrer Finanzabteilung.
Wann bestelle ich nicht über Vemente?
Wenn der Lieferant bei Ihnen schon angelegt ist oder wenn der Artikel in Ihrem Katalog ist. Dann gilt Ihr eigener Ablauf.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
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